【第603篇】工程项目结算文件的资料收集整理编制详细说明
工程项目结算文件的编制是一个专业而又系统的工作。从专业的角度是深刻体现工程人员造价商务技术能力的一个事件;从管理的角度，因为要统筹和协调各方面的资源和素材，也是体现工程人员管理统筹能力的一个事件。从实务的角度，一个既专业又系统的结算文件的编制完成，在某种程度上意味着这个项目的结算工作已经成功了1/3，当然其中的2/3分别是前期的结算办理的筹划以及后期的结算文件的对审和争议问题的解决。工程项目结算文件的编制，至少需要经历结算资料收集整理阶段、结算编制内部交底阶段、结算编制初稿形成阶段、结算初稿三级复核阶段、结算文件对外报送阶段共5个阶段。
1)资料全面收集
在资料收集之前，商务人员需要结合施工合同的约定，理出施工合同约定所需要的结算资料清单，具体示例如表所示。
注:上述资料清单适用于房地产项目采取战略清单计价、模拟清单计价方式下的施工合同，该类项目一般属于完全市场化的情况，因此资料更多的是关注是否与结算造价本身有关，而对于其他建设程序类的相应资料一般不做相应要求。
注:上述资料清单适用于政府投资或者国有资金投资公开招投标模式下签订的施工合同，因为该类项目对建设的程序性、合法性、合规性要求比较高，因此结算时对相应的该类资料的要求也就不一样。
除了合同约定所需要的结算资料清单之外，商务人员还要理出虽然不需要提供给发包人，但是对结算文件编制和后期结算对审有关的其他资料，比如全过程的现场影像资料、施工日志、承包人内部管理过程相关文件、分包合同以及分包相关商务经济文件、现场施工技术交底、相关专家论证资料、相关检测实验资料等，这些资料能让商务人员更加准确和全面的编制结算文件，也为后期的结算对审提前准备相关支撑依据和素材。
资料清单梳理完毕，商务人员需要把资料清单分解到具体的各个部门，约定一定的期限内由该部门整理提供相应的资料。资料收集的出发点是有原件的提供原件，确实没有原件的才提供复印件，并且要注明原件无法提供的缘由，有相应电子文档的，配套提供电子文档。资料收集完毕后，商务人员先整理一套完整的原件资料;然后采用高清扫描仪或者高拍仪将原件资料扫描成电子文件，并相应的逐一合并成为PDF文档，这样后期的结算编制工作就可以直接参考和搜索相应电子文档，避免原件无法传阅和多次传阅丢失的风险，也方便后期结算对审的时候相关资料的查询，提升对审工作效率;最后，商务人员再复印一套或者数套完整的复印件资料，以备不时之需，这也就是结算资料整理的原则:“原件尽量不要多次使用，避免丢失和遗漏，尽量使用相应的复印件和电子版本资料。
2)现场实地踏勘
资料收集完毕后，接下来一个重要工作就是项目现场实地踏勘，尤其是未参与整个项目建设施工过程，只是项目施工完毕后，被公司抽调过来负责办理该项目的结算，或者作为第三方咨询机构接受承包人的委托办理该项目的结算事宜，在这种情况下，现场实地踏勘就显得更为重要和关键。
作为结算办理的商务人员，现场实地踏勘主要了解和掌握以下信息:
第一，对整个工程项目有一个宏观的直接的认识，通过对项目的实地踏勘，对工程项目的组成，修建的实际效果等会有初步的认识，对于后期快速理解设计施工图和相关项目资料以及结算工程量的计算，都有很好的帮助。
第二，对整个项目的一些现场实际情况，施工的实际内容和范围，能够在现场踏勘的时候进行相应的了解和熟悉，对后期结算编制的一些工作思路和相关注意事项上，能提前熟悉和了解，避免由于对现场不熟悉导致实际情况与一些理论资料冲突或者矛盾后，造成后期一些无效或者无用的结算编制工作。
现场实地踏勘一般分为3个步骤:
第一步，结算办理商务人员将现场实地踏勘想要了解的相关情况和事项提前梳理形成文档，提前发给项目部相关人员提前做相应的准备。
第二步，一般是进行项目现场交底会，由项目部项目经理组织，现场技术、生产和其他管理人员一起参加，由项目部人员对项目建设过程、相关重点事项、其他与结算办理有关的相关事项等进行阐述和说明。结算办理商务人员对不清晰或者存在疑问或者需要了解的地方及时提问并交流，对整个交流过程形成详细的会议记录，作为后期结算编制的一个重要的参考资料。
第三步，是项目现场实地踏勘，一般是由对项目情况比较熟悉的技术负责人，带领商务人员，按照一定的路线，比如从地下室到地上，从主体到裙楼等，对工程项目建设的每一个单项工程、每一个具体部位进行详细的实地了解。在踏勘过程中，技术负责人对一些特殊部位存在的一些特殊事项，或者与设计施工图不一致，或者存在过程重大变更或者调整的地方等，可以进行相应的实地讲解，这样就更加有助于商务人员了解每一个特殊情况以及来龙去脉，对后期结算编制和结算对审有很大的帮助作用。在实地踏勘过程中，商务人员一方面需要对踏勘过程中技术人员的讲解及时做记录，更为重要的是，需要专门安排一个人，对进行踏勘的每一个部位拍照或者摄像保存，踏勘完成后再根据不同的单项工程、不同的部位进行分类整理影像资料。踏勘系统拍摄整理的全面的影像资料主要有两个作用:一个是在后面结算编制过程中，对图纸理解或相关资料解读存在疑问时，可以通过该影像资料进行比对分析，而不需要再次来到项目现场进行实地踏勘，提升工作效率:一个是在后期与审核单位对审的过程中，当审核单位对某个位置存疑或者是否施工存疑时，能及时快速地提供相应影像资料支撑佐证，提高对审效率的同时也会让审核人员对我们的结算编制的专业度信任度有很好的印象，间接给我们的结算对审创造和形成一个良好的外部人文环境。
在《反对本本主义》一文中毛主席提出了具有伟大智慧的一个观点:“没有调查就没有发言权”，正是由于毛主席对农民的真正重视、调查和实地研究，懂得了农民的生存环境与生存需要的实际情况，才有了后面星星之火可以燎原的伟大革命事业和成就。对于一个工程项目的结算编制工作同样如此，如果商务人员仅仅是依赖收集到的项目资料，在办公室闭门造车依赖资料去编制结算文件，就会出现很多本本主义的错误，或是让结算编制工作反复不断，或是结算编制的成果经不起后期结算对审的考验风险频出。因此作为结算编制的商务人员，在结算编制之前，一定要深入项目现场实地踏勘和调查，了解各种实际情况，倾听现场施工和管理人员的各种阐述和介绍，有了深入的调查和了解之后，在后期的结算编制和对审过程中才能占据主导地位，才有发言权，才能真正把结算工作这件事情做好、做扎实、做出成绩。
3)资料分析研究
实地踏勘后，商务人员对现场的实际情况有了整体和感性的认识，资料也已经收集，就需要对收集的资料进行分析研究，从资料的完整性、有效性、齐全性、风险性、可溯性对收集的资料从商务角度通盘研究，发现问题，在结算文件正式编制前进行相应的提前沟通和处理。
资料完整性是指从结算办理的角度，收集的资料是否完整。一方面根据商务人员梳理出的该项目需要的结算资料清单，逐一检查核实是否收集完全，是否还有没有提供资料清单中载明所需要的资料;另一方面资料清单中某一个所需的资料项可能也是由数个小类别资料组成，需要核实这个资料项对应的相应资料是否收集完整。比如，图纸会审文件，有整个土建总承包的图纸会审，还有各个专业分包的图纸会审;比如，某些项目的钢结构专业工程施工图纸，一般包含钢结构设计施工图、钢结构深化设计图、钢结构竣工图。只有根据结算资料清单整个资料收集完整，单个资料项也相应的完整，才代表着这个项目的结算资料完整性符合要求。
资料有效性是指从结算办理的角度，收集的资料是否能作为有效的资料最终被审核单位采纳。资料的有效性分为形式上有效和实质内容有效。资料的有效性分析，主要是指形式上的有效性分析。例如根据施工合同和专业要求，某份资料需要签字的是否签字，是否为施工合同约定的具有相应权利的人签字;资料是否根据要求在相应位置盖章，涉及该文件有数页的时候，是否有盖骑缝章;根据施工合同的要求，需要提供原件的资料，分析该资料是否为原件;是否有一些明显时间、地点或者人物以及事件不合理的资料，比如，现场草签单所示的时间在正式收方单的时间之后，建设单位的指令单发布的时间在相关工作内容完成时间之后而又没有相应的特殊说明等。
资料齐全性是指根据造价专业知识或者说是根据建设单位的相关管理制度要求，某一个资料的发生必然要求另一个资料的发生作为前提，两份资料归结到一起才能形成一份齐全性的资料。比如某项目要求，任何一份签证单，需要包含现场收方申请书、原始收方单、现场收方照片、正式收方单、正式签证单(含相应签证预算书)、经济资料备忘录(超出一定金额的签证需要);比如某项目要求进入结算的工程变更资料，需要包含设计变更单或者甲方指令、相应的专项施工方案或施工说明及建设单位审批表、变更实施完成核查申请表、工程变更会签及实施结果核查表、变更施工现场照片等。资料的齐全性需要我们站在结算审核单位的角度出发作为基础，并结合具体项目具体发包人的管理要求和施工合同的要求去进行分析。
资料风险性是指从结算审核的角度出发，资料或者资料之间是否具有一些对结算不利或者负面影响的情况出现，导致结算金额审减或者原本可以计算的造价由于该资料的存在而可能不能计算的风险。比如，资料和资料之间存在相互矛盾的表述，或者描述相互冲突;比如，某隐蔽工程签证收方工程量显著偏高，而又没有相关的影像或者佐证资料;比如，合同约定某增加项目采用定额计价下浮一定比例的方式，而实际又采取的市场价直接核价，又没有相应的情况说明、会议纪要和决策调整过程的其他相关佐证说明资料等。资料的风险性分析，主要是提前分析研究，提前进行相应的准备。
资料可溯性主要是指结算相关的资料是否具有可追溯性和可快捷查询性。比如，对于签证、收方等资料，是否有相应的资料台账，便于查询和核对;比如，对于往来函件、设计施工图、设计变更等资料，是否有相应的资料签收台账;比如，对于某些超出限额的变更金额，是否有发包人或者其主管部门相应的审批程序和批复文件等。结算资料的可追溯来源，可详细查询比对是否遗漏，对后期结算编制和对审，也是具有非常重要的作用和意义。
资料分析研究完成后，商务人员要形成一个相应的资料分析研究说明，详细明确哪些资料需要补充提供的，哪些资料需要完善签证盖章的，哪些资料需要进行相应流程完善的，哪些资料具有风险需要提供其他资料佐证等，并由商务人员对项目管理团队相关人员进行相应的交底和说明。
4)资料补充完善
在商务人员进行资料分析研究和交底后，接下来需要商务人员敦促相应的项目管理人员，对结算资料进行相应的补充和完善。在实务中，由于工程项目的建设比较复杂而又情况多变时，很多事情往往是理论上可行但是实际上却没有办法去完成，因此，对于结算资料补充完善的一个原则是，能尽量补充和完善的资料项目管理团队尽量完善，确实不能补充或者完善的资料，可以协调发包人或者相关单位编写相应的情况说明作为补充替代，当发包人或者相关单位无法出具情况说明的情况下，保留与发包人或者相关单位的沟通交流记录和情况说明备忘录，在后期结算对审过程中，如果审核单位对该资料提出相应质疑时再具体问题具体分析和具体解决。
结算资料收集整理，是一个既烦琐而又细致的工作，也是一个既专业而又系统的工作，磨刀不误砍柴工，我们商务人员在结算资料收集整理上做得越仔细，了解的情况越详细，研究分析得越透彻，那么后期结算文件编制时就越快捷、越高效，会避免很多无用的、重复的、无效的工作，并且在后期与审核单位结算对审时也越迅速，越有效，越有主导权，越能取得良好的结果。