预算员办理现场签证过程中应注意的问题

承包商为了适应竞争日益激烈的建设市场，通常在投标过程中与合同谈判时让利，而在工程实施过程中通过索赔获取补偿。因此，正确及时地办理签证，对于提高企业经济效益显得日益重要。通过施工现场考核发现，我们办理的个别签证在及时性和签证的质量方面还存在某些不尽人意的地方。为了在今后的工程施工中能正确利用有关法律及合同条款赋予我们的权利，开展合同工期顺延及费用索赔签证业务，根据《合同法》及《建设工程施工合同文本》的有关规定，将办理索赔签证的程序，时限以及一般处理原则等通过培训来作介绍，以供参考：

一、在什么情况下应办理签证

在承包工程范围内，凡属下列情况应办理现场签证：

1、在非正常施工条件下新采取的特殊技术措施费；

2、定额直接费中未包括且规定允许计算的各项费用（如大型机械进出场费等）；

3、设计变更、材料代用造成的工程量变化；

4、因工程停、缓建造成的损失费用；

5、不可预见的地下障碍物的拆除与处理费用；

6、由于设计或发包人的原因造成的各项损失费用；

7、受发包人的委托，在承包工程范围外发生的零星用工（工程范围内的应按现场签证办理）。

二、建设工程施工合同中有关办理现场签证的程序和时限规定

《建设工程施工合同》（GF—1999—0201）有关规定对于办理工程变更签证和索赔签证的程序和时限有明确严格的规定，主要包括：

（一）工程变更签证办理的程序与时限

1、承包人在工程变更确定（或接到变更通知）后14天内，提出工程变更的报告，经工程师确认后调整合同价款。

2、承包人在变更确定后14天内不向工程师提出工程量变更报告时，视为该项变更不涉及合同价款变更。

3、工程师收到工程量变更报告之日起14天内予以确认。工程师无正当理由不确认时，自工程量变更报告送达之日起14天后，变更报告自动生效。

（二）索赔签证办理的程序与时限

发包人未能按合同约定履行自己的各项义务或发生错误以及应由发包人承担责任的其他情况，造成工期延误或向承包人延期支付合同价款及承包人的其他经济损失，承包人可按下列程序以书面形式向发包人索赔：

1、索赔事件发生后28天内，向工程师发出索赔意向通知。

2、发出索赔意向通知后28天内，向工程师提出补偿经济损失和（或）延长工期的索赔报告及有关资料。

3、工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后，于28天内给予答复，或要求承包人进一步补充索赔理由和证据。

4、工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后28天内未予答复或未对承包人作进一步要求，视为该项索赔已经认可。

三、办理签证需要的证据

任何索赔事项的成立，其前提是必须有正当的索赔理由。对正当索赔理由的说明必须具有索赔事件发生时的有效证据，因为索赔的进行主要是靠证据说话。没有证据或证据不足，索赔是难以成功的，即我们在 现场办理的签证很难得到工程师的签字认可。办理签证涉及到的证据种类有：

1、招标文件、工程合同及附件，发包人认可的施工组织设计、工程图纸、技术规范等；

2、工程各项有关设计交底记录、变更图纸、变更施工指令等；

3、工程各项往来联系单、指令、信函、通知、答复等；

4、工程各项会议纪要；

5、施工计划及现场实施情况记录；

6、施工日报及工长工作日志、备忘录；

7、工程送水、送电、道路开通、封闭的日期及数量记录；

8、工程停电、停水和干扰事件影响的日期及恢复施工的日期；

9、工程预付款  、进度款拨付的数量及日期记录；

10、工程图纸、图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录；

11、工程有关施工部位的照片及录像等；

12、工程现场气候记录、有关天气的温度、风力、雨雪等；

13、工程验收报告及各项技术鉴定报告等；

14、工程材料采购、定货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据等。

四、办理签证的一般原则

1、办理签证必须以合同为依据，遇到索赔事件时，必须对合同条款有详细的了解，分清责任，以合同为依据来办理签证。由于合同文件的内容相当广泛，包括合同协议、图纸、技术资料以及许多来往的工作联系单和变更通知等，有时会自相矛盾，或作不同解释，导致合同纠纷。根据我国有关规定，合同文件能相互解释，互为说明。除合同另有约定外，其组成和解释顺序如下：

（1）本合同协议书 

（2）中标通知书

（3）投标书及其附件 

（4）本合同专用条款

（5）本合同通用条款

（6）标准、规范及有关技术文件

（7）图纸

（8）工程量清单

（9）工程报价单或预算书。

2、必须注意资料的积累，同发包人代表或工程师研究的技术问题、进度问题和其他重大问题的会议应做好文字记录，并争取会议参加者签字作为正式文档资料。同时，应建立严密的工程日志抽查实验记录、工序验收记录、计量记录、日进度记录以及每天发生的可能影响到合同协议的事件的具体情况等，还应建立业务往来的文件编号档案等业务记录制度，做到办理签证时，以事实和数据为依据。

3、及时、合理地办理签证，索赔事件发生后，必须依据合同的准则及时的办理签证，任何在工程施工中期将问题搁置起来，留待以后处理的想法将会带来意想不到的后果。在索赔初期，可能只是普通函件的往来，拖到后期综合索赔，将会使矛盾进一步复杂化，往往还牵扯到利息以及责任的划分，质量的处理等，大大增加了签证的困难。因此，尽量将单项索赔在施工过程中陆续加以解决。

五、现场签证填写时应注意的问题

（一）单位工程名称和分部分项工程名称要填写齐全。

（二）签证原因阐述要明白，内容填写要完整。就是让人看了签证原因能明白：

1、本签证的工程量是属于设计变更引起的工程量变化或属于发包人原因增加的工程量或属于预算定额直接费不包括的工作内容；

2、本签证中增加的工程量是做什么用的。

例如：“应业主要求增加如下烟道支架制作安装工程量。同时，对烟道支架进行砂轮机除锈，刷防锈漆、调和漆各二遍。”签证原因这样填写比较清楚、完整，让人看到签证原因就能明白：办理本签证的原因是应业主要求，属于发包人原因增加的工程量；本签证增加的工程量是用于烟道支架的制作安装，同时，烟道支架还需要除锈、刷油。通过前些年的季度考评发现个别单位办理的现场签证，原因阐述过于简单，如：“由于设计变更增加如下工程量”。这个签证原因的阐述即不清楚，内容也不完整。让人看了不知道本签证增加的工程量是做什么用的，是否还有试压、冲洗、刷油等工序不得而知。

（三）现场签证的工程量要填写完整、正确。

1、设备安装工程：传动设备要填写设备的名称、数量、重量（或规格、型号），静止设备还要填写设备的形式（立式、卧式）、安装标高等。设备需要保温的还要填写保温材料的材质、厚度和外保护层的材质、厚度。同时，在签证原因栏中应阐述设备是否需要拆装检查、试压、刷油等。

2、管道安装工程：

（1）无缝钢管要填写外径×壁厚、材质；

（2）管件安装要填写管件名称、规格（外径×壁厚或公称直径、公称压力）、材质；

（3）阀门安装应填写阀门的名称、型号、公称直径（特别注意不要漏掉阀门型号）；

（4）法兰安装应填写法兰形式、公称压力、公称直径、材质等；

（5）管道需要保温的还要填写保温材料的材质、厚度和外保护层的材质、厚度。同时，在签证原因栏中应阐述管道是否需要试压、冲洗、刷油、探伤等。

3、电气、仪表安装工程：

（1）电气、仪表设备的名称、规格、型号要填写完整；

（2）基础型钢应填写型钢名称、型号；

（3）电缆敷设应写明电缆的名称、型号、规格及敷设方式等；

（4）电缆桥架要写明规格、型号、厚度、材质及是否附有盖板；

（5）增加电动机安装时应写明台数、功率、电机检查接线、电机调试等工作内容；

（6）钢管敷设要写明规格、材质、敷设方式；

（7）所有电气、仪表安装中的管道、设备的支架制安工程量在图纸中是无法计算的，应全部按实际发生办理现场签证。

六、什么情况下须办理大型机械进出场费用签证

大型机械进出场费用金额较大，对工程造价有较大影响，但由于施工工地至施工单位基地以及施工工地至施工工地间的距离远近不等，在预算定额中对于大型机械进出场的全部费用难于综合考虑，因此，预算定额中只包括厂外运距（是指自机械停放地至施工现场的距离）25km以内的进出场费，厂外运距超过25km时，应按实际发生的进出场费用，办理现场签证。下列机械应办理大型机械进出场费用签证：

1、起重量8吨及以上的汽车吊；

2、起重力矩60KN.m及以上的塔吊（同时还应办理塔吊基础或轨道的安拆费用签证）；

3、75kw及以上的履带式推土机；

4、斗容量0.6m3及以上的履带式单斗挖掘机；

5、斗容量0.4m3及以上的轮胎式单斗挖掘机；

6、排气量40m3/min及以上的电动空压机；

7、30（板厚）×2000（宽度）及以上的卷板机；

8、320kw及以上的柴油发电机组等。

合同中对于大型机械进出场费用已经优惠的，不再办理大型机械进出场费用签证。安装工程施工中，现场情况复杂多变，不可能面面俱道，上面列举的只是几种通常情况，以供参考。最重要的是现场技术员要加强对预结算、施工技术、资料管理、谈判策略和技巧等各方面知识的学习，提高自身各方面的素质，办理好现场签证。