【第553篇】工程造价商务人员资料管理的方法条理化体系及思维导图
在实务中，商务人员资料管理经常会出现以下状况：电脑桌面上和硬盘上的资料密密麻麻，没有办法快速寻找和使用相关资料；新来的项目相关资料不知道该放在电脑的哪个位置，就随手往电脑里面一存，导致后续没有办法使用和管理;当需要某个资料时，不能快速及时地调取出来并发给相应需要的人员;项目实施时间太过久远，比如在项目结算二审时，当需要调取五年前、十年前的资料时，无法快速调取相应资料甚至还没有办法寻找到以前的资料.......种种状况，都会深深地影响造价商务工作的效率和结果。
做好办公设备资料体系条理化的管理，其核心三原则是:方便自己和他人寻找与使用、方便随时随地地修改和调整、方便永久地保存和即时传输。
要达到上述的资料体系条理化管理的核心三原则，其背后的关键就是需要我们充分理解和应用用户化视角的思考习惯，并采用框架结构化的思维方式去整理和归档相应的资料。对办公设备里的资料，面向的用户不只是当下的我，还有未来的我、其他的同事、未来与这个项目相关的任何人。因此，我们需要采取各种用户都能一目了然的框架结构化的形式去承载和体现资料，并且还要借助现代信息化的工具，让资料随时随地保持快速、高效、准确、无误的传输和交换。为了更为形象地展示资料体系条理化管理，现通过一个典型资料管理实务案例进行阐述。
案例:典型资料管理实务
作者单位为造价咨询公司，平常在进行项目咨询服务实施的同时，还要参与实施各类造价实训及公司的相关经营管理活动。通常来说，咨询项目的资料本身比较庞杂，再加上经常要外出培训以及咨询项目的相关对量等工作，存储项目资料的电脑端口有多个（如办公室的电脑、家里的电脑、随身携带的笔记本电脑、项目现场的办公电脑等），且项目资料还在无时无刻、随时随地进行更替和增加，如果不能有效地进行所有办公设备资料的统一有效管理，那么很多具体工作将会非常凌乱无序且没有办法协调统一地开展，会导致工作经常出错。
基于用户化视角的思考习惯，作者采取先自我设计资料管理框架体系，然后严格执行框架资料归档整理，最后资料系统上传云盘建立同步的三部曲的工作方式。
(1）自我设计资料管理框架体系
使用思维导图软件应用框架结构化的思维方式，编制自我资料管理的框架思路，将电脑的资料文件夹层级管理思路进行顶层设计，具体框架设计结果如图2.8、图2.9所示。
电脑的资料管理框架化设计考虑的原理如下:以时间轴线为主线，以管理职责为辅线，以项目开展为细节，层层递进，层次分明，在考虑当下的同时，为后续资料的随时增加、更替、变换、调整等留下相应的资料管理的接口，而不需要对整个资料管理框架进行重新设计和调整。
第一个层级，根据工作的年份，建立一级文件夹，简洁而逻辑清晰，并且后续资料接口清晰，可以直接按照年份逐年增加。
第二个层级，根据这个年份自我的工作职责进行文件夹的拆分和建立，并结合考虑自我的个人特点进行延伸。
第三个层级，比如“2020年项目咨询”以下，就根据委托单位进行层级划分，不同的项目委托单位单独建立对应的文件夹。
第四个层级，比如“01×x公司”以下，就根据对应年份的具体项目，进行相应层级划分。
第五个层级，比如“01×x项目”以下，就根据咨询项目的工作开展流程按照时间顺序进行层级划分，比如先是咨询合同签订，接着委托方提供相应资料原稿，我方对资料原稿进行整理，接着进行具体算量计价编制结算审核初稿，然后与送审单位进行结算核对工作，完成核对工作后编写结算审核报告，并对整个项目的工作进行总结，向委托方收取咨询费，保留全过程的相关影像视频资料等。
第六个层级，根据每个工作流程再进行拆分，若不能再细分，就直接存放相应的文档。
(2）严格执行框架资料归档整理
自我资料框架管理体系思路设计确定后，接下来就是在电脑设备中严格按照框架管理体系分层分级别建立相应的文件夹，然后把相应的文档资料放入相应的文件夹。避免把相应文档直接放在桌面上，在桌面进行文档处理。
严格执行框架管理体系进行资料的相应位置存放，而不是一时兴起或者一时方便临时存放，这是资料管理能否最终真正体系条理化的关键。因为前面的框架管理体系的设计仅仅是意味着“知”，也就是理念上、意识上、思路上知道要如何去做，而在每天的工作中对每一份资料严格执行框架管理体系的资料归档整理，这才真正代表着“行”，也就是用实际行动去落实思路执行理念，这样“知行合一”才能让资料做到真正的、有效的、条理化的管理。
(3）资料系统上传云盘建立同步
按照上述框架体系化整理资料后，解决了资料的寻找和使用问题，任何一个人，都能够根据文件夹本身的框架结构思路，快速地在不需要他人提醒的情况下找到相应的资料。由于造价商务工作人员经常需要在不同的电脑和设备端口操作修改资料，传统的方式是在某一台电脑使用完毕某文档后，用U盘或者硬盘复制相关资料。比如要回家加班，把在办公室电脑里的相应成果文档复制到U盘，然后回家再复制到电脑，将U盘中复制的文档覆盖原来家里电脑中的文档或者将复制的文档重新命名，在家完成相应工作后，又使用U盘将相应成果文档复制到办公室电脑，将相应文档覆盖办公室电脑中的文档或者将复制的文档重新命名保存。
在上述操作过程中，容易发生以下问题:U盘中存在病毒或复制过程中文件被损坏导致资料没有办法传输;复制的文档覆盖原来的文档，操作次数多了后不知道哪个文档才是最终的文档，如果不小心覆盖错了，有可能导致前期辛勤工作的成果被误删;如果每复制一次就重命名文档，那么可能每台电脑里一个文档会有非常多的同类无用文档，占用存储空间，成果文档到底以哪一个为准也非常容易混淆。
上述还只是办公室和家里两台电脑的资料传输问题，如果要经常外出项目或者处理事情，那还涉及随身携带办公的笔记本电脑、项目上办公用电脑等多个端口的情况，资料的有效传导就更是一个非常影响工作效率和工作成果的问题。这时我们就需要借助第三方平台云盘，既能像平常工作习惯本地化电脑操作的同时，又能保证资料在各个设备端口的无缝及时传输和更新。
云盘的具体操作步骤如下:
先根据个人的喜好选择一款云盘，品牌不限，最好是收费版本的，这样资料传输的速度、存储的空间、存储的质量等能得到有效保证。
其次是将按照框架化思路整理完毕的电脑本地资料上传云盘。再次是将云盘和电脑本地盘建立一一对应的同步关系。
最后，在实际工作中，比如到办公室，打开办公室的电脑，登录云盘进行同步，就能把其他设备端口最新处理的成果文件导入办公室电脑本地盘，然后关闭云盘，在电脑本地盘正常办公操作。下班或者中途需要外出时，登录云盘，在办公室电脑中修改的资料即会自动同步到云盘。回到家中或者出差到项目，打开相应电脑，登录云盘及时更新资料，就可以接着对相应文档进行编辑、修改和调整等工作。
通过云盘作为中转媒介，基本上能保证造价商务工作庞杂的资料在各个设备端口的有效传输和无缝对接，再加上网络的快速发展，基本上能有效地解决商务工作资料随时随地修改、调取、交流和传输的问题。另外，用云盘作为存储工具，当其他人需要某个资料，不管资料的大小，不管资料管理者身处何方，只要有网络，就可以通过分享个人云盘对应的资料共享码给对方，对方即可快速获取需要的资料，避免了邮箱发送文件大小限制问题、在线其他通信工具操作不便等问题。因此，作为商务人员，在他人需要某个自己负责的项目资料时，能在5分钟之内响应和把相应资料发给对方，是考评我们资料管理是否真正体系条理化的一个可视化的指标和要求。
(4）硬盘阶段备份保存相关资料
通过上述3个步骤，从用户化思维视角出发，借助思维导图的框架结构化思维梳理和云盘的第三方信息化平台同步管理，基本上能解决造价商务工作中资料的结构体系化管理问题。但是在信息化时代，也还需要对相应资料进行兜底管理，就是每隔1个月或者2个月，用一个专用的个人硬盘，将这段时间发生的资料复制到个人硬盘，永久保存。这样从资料的管理角度，就有电脑本地存储、第三方云盘存储、个人硬盘存储三重保障，不管发生何种极端的情况，基本上都能保证商务资料长期有效的保存，不会出现由于各种偶然突发状况而导致资料丢失的情况。
(5）随着资料接收存储的逐渐增加，我们一般不采取全部文件夹同步的方式，一般云盘与个人电脑设备端口可只同步一个年度的资料，这样就更为有效和不产生交叉。因此，在设计文件夹管理框架时，如果某个项目跨越了某一个年度，那么可以把该项目在上年度的资料全部复制到下一个年度对应的文件夹，后续就只在下一个年度的项目资料中进行添加，上一个年度的该项目资料跨年后就进行原样封存，这样就有效地解决了实务中项目商务资料跨年和相互交叉影响的问题，规避了相互之间无法清楚区分的风险。
(6）为避免同步误操作，在咨询项目工作开展过程中，可以增加一个文件夹，用于备份过程成果文件。实务操作过程中，比如建模的成果文件，对应文件夹里的成果文件一直保持文档名不变，每隔一段时间，比如一天复制一个成果文件到备份文件夹备份，然后在文档后面增加日期进行区分，这样当同步操作不当或者其他误删除后，还能找回最近的成果文件，最大限度地避免损失。项目实施完毕后，可以将备份文件全部删除，释放存储空间。
(7）一般需要把项目原始资料文档压缩保存，还要截图备注该文档的来源。因为压缩文档不会随着文档的打开而改变文件属性里面的修改日期，即能保留最原始的数据信息。
(8）文件夹的命名最好保持字数统一，言简意赅，这样更加协调和统一。文件夹前面增加01、02等序号可以让文件夹在显示时自动按照序号排序，这样更便于用户理解文件夹资料和文件夹排布的结构化思路和原理。
(9）文档的命名要站在用户的角度，便于用户快速通过文档的名字知道文档里具体的内容，便于归类、整理、理解。一般文档的命名规则为:文档内容的提炼描述+日期。文档名字不宜过长，太长的文档名字在电脑设备上没有办法完全显示，需要手动拖动分隔符才能知晓文档名字的具体内容，影响工作效率。