【第584篇】工程索赔需要准备哪些资料，如何详细地整理和梳理相关的工程索赔资料

索赔的客观事实梳理出来后，就需要我们商务人员从专业的角度对客观事实进行分析和研究，例如哪些是与最终索赔诉求相关的有效事实，哪些是与最终索赔诉求无关的无效事实，哪些是属于对我们不利甚至还可能引发发包人反索赔和相关法律风险的责任事实。分析研究后，我们需要形成两个成果文件:

第一个成果文件是从专业的角度、用专业的术语，把与最终索赔诉求相关的有效事实，前后串联整合成一个有效的专业故事，让其他人看到这个故事后，能快速清晰地理解和全面知晓该索赔事件，最好是让他人阅读完这个专业故事后，既有严谨、闭合、全面的客观事实的感觉，又有栩栩如生的画面感。完美的成功的专业故事的呈现，某种程度上奠定了后期索赔成功的基础。

第二个成果文件是从商务并结合法律的视角，提炼出可能导致发包人反索赔的事实，或者引发我们相关其他风险和责任的事实，进行详细的分析和解读，并进行详细的风险预估和应对措施的制订。这个时候建议承包人的法务人员可以一起参与进行分析和评估，如果经过评估，存在一些事实可能导致发包人反索赔，并且反索赔发包人的证据和资料还非常充分，承包人不能有效地进行反驳，在这种情况下，承包人就需要评估，是采取其他措施先规避该反索赔的风险之后再提出该索赔，还是直接不提出该索赔;或者是不以索赔这种正式的方式提出，而是采取沟通协商的方式，先了解发包人的情况和态度后再决定是否以索赔的方式正式提出。在实际工作中，承包人不做相应的风险评判和预估，而是想当然地从白己的角度出发，提出一个很高金额的索赔。发包人看到正式的书面索赔文件索赔金额非常巨大，完全超出了发包人的预期和承受范围，于是发包人往往采取反索赔的应对措施，提出一个比发包人索赔金额更高的反索赔。由于自身的资料和管理的问题，发包人提出的反索赔具有很强的针对性和资料支撑性，这样就导致承包人虽然事实上本身有道理，但是证据和资料上却没有有效的支撑导致处于相当不利的局面，面临巨大的潜在风险和隐患。

专业故事形成之后，接着需要进行详细的推理论证分析，证明该索赔事件不是承包人自身的原因，可以进行索赔，并结合相应的依据进行分析论证。

如果合同内对索赔事件进行了相应的详细的约定，那么我们就可以从合同约定进行索赔责任的推理论证和分析，主要是证明专业故事与合同约定的索赔事件相吻合即可。

如果该索赔事件在合同内未进行明确的约定，我们需要从相关的法律法规、政策文件、行业惯例等文件中去寻找依据，并进行相应的推理论证和分析。

如果在合同内外都无法找到相应的合同依据、法律根据或者相关文件的支撑，而承包人又实实在在地遭受了相关的损失，这个时候可以从实事求是的角度进行论证分析，证明索赔事件提出的合理性。

如果在合同中明确提出了某项索赔事件不能进行索赔，但是承包人确实又由于该事件发生了巨大的损失，而该事件不是自身原因导致的，比如合同约定任何情况下材料不调差，但是实际施工过程中材料涨幅巨大，已经超出了承包人的承担范围，这个时候，承包人可以从公平公正道义的角度进行论证分析，论证索赔事件提出的合理性。

在推理论证的阶段，需要详细地整理和梳理相关的工程索赔资料，这一方面作为推理论证分析的基础和支撑资料，另一方面也作为后期费用计算的参考依据和支撑资料。实务中，我们可以从以下方面梳理相关索赔资料:

①项目建设本身资料

A.前期项目审批资料

例如:项目建设的国有土地使用权证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证及图纸审查批准文件，该类资料可以证明项目是否完全具备了开工条件，并在某种程度上存在对合同效力的影响。

例如:项目建设概算编制及批复文件，该类资料可以证明该项目哪类工程内容从源头上没有计算进入概算。

B.招投标及合同签订资料

例如:项目招标公告、招标文件、招标答疑、招标图纸、投标文件、投标澄清、中标通知书、施工合同、补充协议等，该类资料是最为核心关键的资料，是发包人和承包人达成一致的全部关键内容，是索赔事项提出的核心基础，是索赔程序、时限、流程等的依据。通常情况下，该类资料需要保存原件，但是，现在很多项目都是进行数字化招投标和网上签订合同，在这种情况下，可以对网上的相关资料和重要合同进行公证，能避免很多潜在的风险。

例如:招标控制价编制文件，在政府投资建设的项目中，一般招标过程中要委托第三方编制招标控制价，如果有可能，也可以保留该招标控制价的详细编制和组价成果文件，在很多项目中，这也可以作为后期索赔和造价调整的一个间接依据，但是不能作为直接依据。

C.设计施工图类资料

例如:设计施工图包括招标图、正式的设计施工蓝图(经过图纸审查通过的施工图)、图纸会审记录、设计变更、深化设计图、各种具体做法固化图(如砌体做法固化图、构造柱做法固化图等)、竣工图等。

一方面，设计施工图提供的时间是关于工期延误等的关键依据;另一方面，设计施工图内容的变化、调整等，也是引起相关合同变更调整索赔的关键证据。

D.项目验收类资料

例如:项目验收类资料包括各个分部分项工程的验收资料、过程隐蔽验收资料、最终的竣工验收资料、安全文明施工验收资料、分户验收资料、过程中各项技术鉴定报告等。一方面，该类资料可以证明工期计算终止时间，是相关人工材料价差索赔的依据;另一方面，该类资料是质量合格证明文件，是承包人关于发包人对合格工程再次检测相关费用索赔的依据。

②发包人类相关资料

A.项目相关地质条件资料

例如:发包人提供的项目建设相关的水文、地质、坐标、地勘等资该部分资料主要用于证明客观事实与招标条件的差异。料，

B.开工指令类资料

例如:包含开工指令、场地移交手续、过程停工指令、缓建指令等，该部分指令是工期类索赔的依据。对于场地移交，可以证明项目是否具备了开工条件，可以佐证施工现场条件与合同约定施工条件的差异。

C.工程款项类资料

例如:过程中施工形象进度的确认文件、过程监理和跟踪审计过程计量支付审批文件、工程款项支付的审批文件等，可以证明项目建设过程，以及工程款项支付延后索赔的相关证据。

D.其他指令类资料

例如:过程中发包人出具的其他工程指令单、监理发布的相关指令文件、质量整改通知单、发包人组织进行的会议纪要、监理组织进行的监理会议纪要、发包人出具的相关工作说明和工作往来函件、工程各项经发包人或合同中约定的发包人现场代表或监理工程师签认的签证，这些都可以作为索赔事项缘由、责任划分、费用计算的依据。

③承包人类相关资料

A.施工组织设计类资料

例如:总体施工组织设计、单项施工组织设计、专项施工方案等，施工组织设计是承包人施工部署、资源配置、计划管理、施工方法、工期计划的具体体现，也是对施工合同内容的直接落实，因此经过发包人审批的施工组织设计，既是很多索赔事由提出的原因，也是相关索赔费用计算的直接依据。

B.施工现场管理类资料

例如:施工技术交底、进场记录、相关施工设备报验资料、分包进场记录、安全交底、班前教育;工程送电、送水、道路开通、封闭的日期及数量记录;工程停电、停水和干扰事件影响的日期及恢复施工的日期记录;施工日报及工长工作日志、备忘录;工程现场气候记录，如有关天气的温度、风力、风雪等;工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据;甲供材的相关计划申请、验收、领用、检测等方面的记录;现场施工人员花名册和门禁卡打卡记录、管理人员考勤记录;工资发放、社保缴纳记录等;周报、月报、日报等。该类资料是最真实和翔实的施工过程体现，可以作为索赔事由直接和间接的依据，也是索赔费用计算的依据和基础。

C.其他函件往来等资料

例如:承包人向发包人和其他单位出具的工作联系往来函件、总分包会议纪要(包含甲指分包、独立分包等)。

D.影像视频等电子资料

例如:项目建设过程中的实际照片资料、录像资料、录音资料，还有项目管理系统上的相关审批和流程资料，以及各种即时通信文件如QQ、微信等聊天记录和短信，电子邮件和传真等文件，这些文件可以作为相关间接的可视化的资料，支持和佐证相关索赔事项和内容。随着项目建设信息化的日益发展，电子资料越发重要，最高人民法院《关于修改〈关于民事诉讼证据的若干规定〉的决定》(2019年10月14日最高人民法院审判委员会第1777次会议通过)对相关电子证据的收集、识别、使用等进行了细致的规定，值得我们工程建设领域的工程管理人员进行深入的学习研究，并在施工过程中有效地应用和实践，这样能规避很多商务风险，也为索赔和商务创效带来很多有效的证据和有力的支撑。

④法律法规政策类资料

A.法律法规类资料

例如:法律类文件、法规类文件;相应司法解释类文件、最高人民法院和人民检察院颁布的会议纪要、审判指导案例等。

B.部门规章类资料

例如:建设部、财政部等部门规章。

C.政策管理类资料

例如:项目所在地建设主管部门颁布的相关政策管理类文件;造价站造价管理部门等颁布的相关政策管理类文件。

D.施工规范类资料

例如:设计规范、施工规范、行业规范等规范类资料，设计规范类和施工规范类的强制性条款是必须要实施的，是很多索赔事项的理由，很多行业规范和验收规范，也是相关索赔事项的间接依据和基础。